Çalışan Adayı Aydınlatma Metni

ÇALIŞAN ADAYI KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ

Oredata Yazılım Anonim Şirketi (“Oredata” veya “Şirket”) olarak kişisel verilerinizin korunmasına önem veriyor ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında kişisel verilerinizin işlenme yöntemi, amacı ve hukuki nedeni, kimlere hangi amaçla aktarılabileceği ve ilgili kanun kapsamındaki haklarınız konusunda sizi işbu aydınlatma metni ile (“Aydınlatma Metni”) bilgilendirmek istiyoruz.

Yürütmekte olduğumuz tüm kişisel veri işleme faaliyetlerinde KVKK başta olmak üzere ilgili mevzuatta aranan tüm yükümlülüklere ve ilkelere uygun hareket etmekte ve kişisel verilerinizin güvenli bir şekilde işlenmesi için gerekli teknik ve idari tedbirleri (ISO 27001 bilgi güvenliği yönetim sistemi kapsamında) almaktayız.

1.VERİ SORUMLUSU

KVKK kapsamında, kişisel verileriniz veri sorumlusu sıfatı ile Oredata tarafından aşağıda belirtilen amaçlar ile sınırlı olmak üzere işlenmektedir.

2.İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİNİZ

Oredata olarak çalışan adayı sıfatınızla aşağıda belirtilen kişisel verilerinizi işlemekteyiz:

3.KİŞİSEL VERİLERİNİZİN İŞLENME KAPSAMI, AMACI VE HUKUKİ SEBEBİ

Kişisel verileriniz KVKK’nın 5’inci ve 6’ncı maddelerinde sayılan hukuki sebepler kapsamında aşağıda detaylıca açıklandığı şekilde işlenecektir:

3.1.İşe alım, mülakat, seçme ve yerleştirme süreçlerinin yürütülmesi

Oredata’ya yapmış olduğunuz iş başvurunuz kapsamında çalışan adayı başvuru, telefon ön mülakatı, HR görüşmesi (People & Culture tarafından), teknik mülakat, vaka çalışması (case study), referans kontrolü, maaş teklifi ve işe yerleştirme süreçlerinin yürütülmesi, iş başvurunuzla ilgili olarak tarafınızla iletişime geçilebilmesi, insan kaynakları süreçlerimizin planlanması, maaş beklentinizin tespiti ve tarafınıza teklif verilebilmesi amaçlarıyla:

• Kimlik, iletişim, mesleki deneyim, özlük, görsel ve işitsel kayıtlar ve diğer bilgileriniz KVKK m. 5/2 (f) uyarınca temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için zorunlu olması ve KVKK m. 5/2 (c) uyarınca bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması hukuki sebeplerine,
• Sağlık verileriniz ise KVKK m. 6/3 (f) istihdam, iş sağlığı ve güvenliği, sosyal güvenlik, sosyal hizmetler ve sosyal yardım alanlarındaki hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için zorunlu olması hukuki sebebine dayanarak

işlenecektir.

3.2.Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi

Şirketimizdeki bilgi teknolojileri ve bilgi işlem süreçleri, iş faaliyetlerimizin ve şirket içi/dışı iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi için gerekli uygulamaların/programların/sistemlerin (Google Workspace, Workable işe alım yönetim sistemi, Atlassian Jira/Confluence) kullanılması, şirketimizle paylaştığınız kişisel verilerin elektronik ortamda güvenli bir şekilde saklanması için gerekli işlemlerin yapılması amaçlarıyla:

• Kimlik, iletişim, mesleki deneyim, özlük, görsel ve işitsel kayıtlar ve diğer bilgileriniz KVKK m. 5/2 (f) uyarınca veri sorumlusunun meşru menfaatleri için zorunlu olması ve KVKK m. 5/2 (c) uyarınca bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması hukuki sebeplerine dayanarak işlenecektir.

3.3.İş başvurusu kapsamında sağlık durumu ve engellilik değerlendirmesi

Çalışan adayının başvurduğu iş ilişkisinden kaynaklı ve görevini etkileyebilecek engellilik ve diğer sağlık durumu hakkında bilgilerin iş başvurusu kapsamında değerlendirilmesi amacıyla:

• Kimlik, iletişim, mesleki deneyim, özlük ve iş başvurusu kapsamında ilettiğiniz diğer bilgileriniz KVKK m. 5/2 (e) bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması hukuki sebebine,
• Sağlık verileriniz KVKK m. 6/3 (f) istihdam, iş sağlığı ve güvenliği, sosyal güvenlik, sosyal hizmetler ve sosyal yardım alanlarındaki hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için zorunlu olması hukuki sebebine

istinaden işlenecektir.

3.4.Olumsuz sonuçlanan başvurularda aday havuzunda saklama

İş başvurunuzun olumsuz sonuçlanması durumunda ileride Oredata bünyesinde açılabilecek pozisyonlar için kişisel verilerinizin saklanması amacıyla:

• Kimlik, iletişim, mesleki deneyim, özlük, görsel ve işitsel kayıtlar ve diğer bilgileriniz KVKK m. 5/1 uyarınca açık rızanıza,
• Sağlık verileriniz KVKK m. 6/2 uyarınca açık rızanıza

istinaden işlenecektir.

3.5.Referans kontrolü

Başvurunuz kapsamında belirtmiş olduğunuz referans kişileriyle iletişime geçilerek referans kontrolünün yapılması amacıyla:

• Kimlik, iletişim ve mesleki deneyim bilgileriniz KVKK m. 5/1 uyarınca açık rızanıza istinaden işlenecektir.

3.6.Müşteriye özgeçmiş aktarımı

Başvurduğunuz pozisyon, Oredata müşterisine proje bazlı konumlandırma gerektiriyor ise özgeçmişinizin ve değerlendirme notlarınızın ilgili müşteri ile paylaşılması amacıyla:

• Kimlik, iletişim, mesleki deneyim ve özlük bilgileriniz KVKK m. 5/1 uyarınca açık rızanıza istinaden işlenecektir.

3.7.Stajyer süreçleri (Oredata Akademi)

Oredata Akademi kapsamında stajyer başvurunuzun değerlendirilmesi, eğitim programına yerleştirme ve takip süreçlerinin yürütülmesi amacıyla verileriniz yukarıda belirtilen hukuki sebeplerle işlenecektir.

4.KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMA YÖNTEMİ

Kişisel verilerinizi doğrudan sizden temin etmenin yanı sıra, sizinle ilgili kişisel verileri üçüncü taraflardan da toplayabiliriz. Bu üçüncü taraflar arasında sizin belirlediğiniz ve bize bildirdiğiniz referanslar, hizmet sağlayıcıları (örneğin LinkedIn Recruiter / LinkedIn InMail), kamuya açık kayıtlar (uygulanabilir yasa ve yönetmeliklerin izin verdiği ölçüde), Oredata çalışanlarının yönlendirdiği aday havuzu (Oredata Employee Referral Program) ve web sitelerinde ve/veya sosyal medyada kamuya açık profesyonel profiller (LinkedIn, GitHub) yer alabilir. Bu kişisel veriler, başvurunuzun öncesinde ve başvurunuz süresince temin edilebilir.

Yukarıda sayılan amaçlarla ve belirtilen KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde düzenlenen hukuki sebeplerle kişisel verileriniz otomatik yollarla ya da veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla:

• Workable İşe Alım Yönetim Sistemi (ABD merkezli, yurt dışı aktarım kapsamında),
• LinkedIn Recruiter / InMail (ABD),
• Oredata kariyer e-posta adresi (careers@oredata.com),
• Oredata Employee Referral Program kapsamında çalışan yönlendirmeleri,
• Catalyst People Partner / External Search kanallarıyla çalışan People Partner’lardan gelen tavsiyeler,
• Sizinle yapılan telefon görüşmeleri, e-posta yazışmaları, yüz yüze veya Google Meet üzerinden online iş görüşmeleri

aracılığıyla sözlü, yazılı ve elektronik yöntemlerle toplanmaktadır ve işlenmektedir.

5.KİŞİSEL VERİLERİNİZİN AKTARIMI

5.1.Yurt İçi Aktarım

Kişisel verileriniz, yukarıda belirtilen amaçların gerçekleştirilebilmesi ve şirket politikalarından doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi için gerektiği ölçüde ve bu amaçlarla sınırlı olmak kaydıyla KVKK’nın 8. maddesi uyarınca yurt içinde bulunan aşağıdaki taraflara aktarılmaktadır:

• KVKK m. 5/2 (c) uyarınca bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması hukuki sebebine istinaden kimlik, iletişim, mesleki deneyim, görsel ve işitsel kayıtlar ve iş başvurusu kapsamında ilettiğiniz diğer bilgileriniz, işe giriş süreçlerinizin yürütülebilmesi ve istihdam ilişkisinin kurulabilmesi amacıyla danışmanlık hizmeti aldığımız hizmet sağlayıcılara, bordro/İK hizmet sağlayıcımız Vet İstanbul’a (yalnızca işe girişinizin kesinleşmesi halinde), İK yönetim sistemimiz Kolay İK’ya aktarılmaktadır.
• KVKK m. 5/2 (e) bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması hukuki sebebine istinaden kimlik, iletişim, mesleki deneyim, görsel ve işitsel kayıtlar ve iş başvurusu kapsamında ilettiğiniz diğer bilgileriniz ve KVKK m. 6/3 (d) uyarınca sağlık verileriniz avukatlar, danışmanlar, mahkemeler, icra daireleri, noterler gibi resmi kurum ve kuruluşlara aktarılabilir.
• Kimlik, iletişim, mesleki deneyim, özlük, sağlık, görsel ve işitsel kayıtlar ve diğer bilgileriniz KVKK m. 5/2 (ç) uyarınca veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması hukuki sebebi kapsamında kanunen yetkili kamu kurumlarına (SGK, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı, İŞKUR vb.) aktarılmaktadır.
• Açık rızanıza istinaden, başvurunuz yalnızca belirli bir Oredata müşterisi için yürütülen bir pozisyona ilişkin ise, CV’niz, mesleki deneyiminiz ve değerlendirme notlarınız ilgili müşteri şirketiyle paylaşılabilir.

5.2.Yurt Dışı Aktarım

KVKK madde 9’da yer alan uygun güvencelerden birini (Kurul tarafından onaylanan Standart Sözleşme veya açık rıza) tesis etmek koşuluyla aşağıdaki taraflar aracılığıyla verileriniz yurt dışına aktarılacaktır:

Kişisel verileriniz KVKK’nın 9/4 (c) maddesi kapsamında Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından ilan edilen, veri kategorileri, veri aktarımının amaçları, alıcı ve alıcı grupları, veri alıcısı tarafından alınacak teknik ve idari tedbirler, özel nitelikli kişisel veriler için alınan ek önlemler gibi hususları ihtiva eden standart sözleşmeye istinaden yurt dışında bulunan ya da kişisel verileri yurt dışında işleyen yukarıdaki kişilere aktarılmaktadır. Talebiniz üzerine söz konusu standart sözleşme hükümlerinin bir nüshası tarafınıza ücretsiz olarak iletilecektir.

6.KİŞİSEL VERİLERİNİZİN SAKLANMASI

Şirket, iş faaliyetlerini yürütmek ve kanuni yükümlülüklerine uymak amacıyla kişisel verilerinize dair uygun gördüğü kayıtları muhafaza etmektedir. İş başvurunuzun olumsuz sonuçlanması halinde, başvurunuzla ilgili uygun kayıtlar yalnızca başvurunuzun tabi olduğu yerel hukukun öngördüğü süre boyunca veya bu madde içerisinde belirtilen amaçlar için saklandığı hallerde korunacaktır. Kişisel verilerinizin artık gerekli olmadığı durumlarda, bunların Oredata Saklama ve İmha Politikası uyarınca güvenli ve zamanında imha edilmesini sağlamak üzere gerekli tedbirler alınmıştır.

Bu bölümde belirtilen genel saklama süresine ek olarak, başvuru süreciniz sırasında aday havuzuna katılım onayı verdiğinizi belirtmeniz halinde, kişisel verilerinizi Oredata bünyesinde zaman zaman ortaya çıkabilecek diğer uygun iş fırsatlarıyla eşleştirebilmek amacıyla en fazla 2 yıl süreyle saklayabiliriz. Kişisel verilerinizi, yalnızca onayınız geçerli kaldığı sürece muhafaza edeceğiz ve her zaman bu onayınızı geri çekebilirsiniz.

7.KİŞİSEL VERİLERİNİZE YÖNELİK HAKLARINIZ

KVKK madde 11 uyarınca, kişisel verileri işlenen herkes Şirketimize başvurarak kendisi ile ilgili aşağıdaki konularda taleplerde bulunabilir:

• Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerinin işlenme amacı ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Kişisel verilerinin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme,
• Kişisel verilerinin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• Kişisel verilerinin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde bunların silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerinin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle ilgili kişilerin aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerinin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme.

Bu kapsamda haklarınıza ilişkin taleplerinizi internet sitemizde (https://oredata.com/tr/ilgili-kisi-basvuru/ ) yer alan Kişisel Verilerin Korunması Kanunu İlgili Kişi Başvuru Formu’nu doldurarak veya kendi talebinizi Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından belirlenen şartları taşıyacak şekilde oluşturarak aşağıda verilen kayıtlı e-posta adresimize veya fiziki posta adresimize; Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından belirlenen yöntemlerle gönderebilirsiniz. Oredata, talebin niteliğine göre talebi en kısa sürede ve en geç 30 gün içerisinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır.

• Başvuru Adresimiz: Çiftehavuzlar Mah. Eski Londra Asfaltı Cad. Kuluçka Mrk. C1 Blok No: 151/1E İç Kapı No: 303 Esenler / İstanbul PK: 34220
• Kayıtlı Elektronik Posta Adresimiz: oredatayazilim@hs01.kep.tr